Wie ist der Ablauf eines Verwalterwechsels einer WEG

Die Vorbereitung auf den Wechsel des WEG Verwalters.

Sofern möglich, sollten Sie für die Suche nach einem neuen WEG Verwalter ausreichend Zeit einplanen. Um die Suche effizienter zu gestalten, empfiehlt es sich, einen Koordinator innerhalb der Eigentümergemeinschaft zu bestimmen, der mit potenziellen neuen Verwaltungen kommuniziert und Angebote anfordert. In der Regel übernimmt der Verwaltungsbeirat diese Aufgabe, allerdings kann dies auch von einem einzelnen Eigentümer übernommen werden. Damit sich das Verwaltungsunternehmen einen ersten Überblick über Ihr Objekt machen kann, sollten die nachfolgenden Dokumente vorbereitet werden:

• Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung
• Letzte Jahresabrechnung
• Aktueller Wirtschaftsplan
• Beschlusssammlung (wenn möglich)

Diese Unterlagen, haben Sie entweder beim Kauf Ihrer Immobilie (Teilungserklärung) erhalten, oder bekommen diese von Ihrem aktuellen Verwalter jährlich bzw. auf Anfrage zu geschickt.

Wann soll die Suche nach einem neuen WEG Verwalter stattfinden?

Die Bestellung der Verwaltervertrag enden spätestens nach fünf Jahren (bei Erstbestellung einer neu gegründeten Eigentümergemeinschaft nur drei Jahre). Seit dem 1.12.2020 kann der Verwalter jedoch jederzeit abberufen werden. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Mit der Verwaltersuche sollte daher im Idealfall 8-12 Monate vor dem Ende (oder dem geplanten Ende bei Kündigung durch die WEG) begonnen werden. Wenn es sich jedoch um eine sehr große Anlage handelt, kann ein noch früherer Zeitpunkt durchaus Sinn machen.

Bleibt Ihnen weniger Zeit, so ist ein Wechsel dennoch möglich. Es sollte hierbei lediglich berücksichtigt werden, dass gegebenenfalls zusätzliche Tätigkeiten auf den Verwaltungsbeirat oder zusätzlich Kosten (ggfs. außerordentliche Eigentümerversammlung) entstehen können. Genaueres können Sie gerne im Rahmen der Angebotserstellung von Inveum mit uns besprechen.

Der Erste Kontakt mit Inveum als potenzieller neuer WEG Verwalter

Auf unserer Internetseite haben Sie die Möglichkeit einfach und bequem eine Anfrage an uns zu senden. Hierbei benötigen wir zunächst Informationen zum Objekt, Kontaktdaten des Ansprechpartners sowie der Größe der Gemeinschaft. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit oben genannte Dokumente der Anfrage beizufügen.

Im nächsten Schritt werden wir uns zum gewünschten Termin mit Ihnen in Verbindung setzten. Hierbei besprechen wir Ihr Anliegen sowie den Zeitplan detailliert und stellen Ihnen unser Unternehmen genauer vor. Darüber hinaus vereinbaren wir einen Termin für eine Objektbesichtigung.

Ortstermin und Treffen mit dem Verwaltungsbeirat und Eigentümern

Da wir unser Angebot passend zu Ihrem Objekt anfertigen, ist es notwendig, eine Besichtigung durchzuführen. Hierbei ist es wünschenswert, wenn wir durch einen Eigentümer bzw. Beirat oder dem Hausmeister begleitet werden. Bei der Besichtigung möchten wir uns ein Bild über die Fassade, Dächer, technische Anlagen (Heizung, Aufzug, Lüftungsanlagen, Rolltore etc.), Keller, Außenanlagen, Treppenhäuser sowie Tiefgaragen machen.

Angebotserstellung und Vorbereitung der Eigentümerversammlung

Nach der Besichtigung und Klärung eventuell noch offener Fragen erstellen wir Ihnen kurzfristig ein Angebot. Wir sind an einer langjährigen Zusammenarbeit interessiert und streben eine Bestellung über fünf Jahre an. Allerdings hat die Eigentümergemeinschaft die Möglichkeit die Bestellung des Verwalters jederzeit mit einfacher Mehrheit zu kündigen.

Nach Abgabe unseres Angebots werden noch eventuelle Änderungswünsche am Verwaltervertrag besprochen. Nachdem die potenziellen neuen Verwaltungen ausgesucht wurden, wird mit der bestehenden Verwaltung ein Termin für die Eigentümerversammlung vereinbart.

Es ist wichtig, dass Sie ihre aktuelle Verwaltung darüber informieren, dass die entsprechenden Anträge für die Abberufung des aktuellen Verwalters und Bestellung des neuen Verwalters auf die Tagesordnung aufgenommen werden, und zwar bevor diese allen Eigentümern zugesendet wird. Nur dann darf darüber auch auf der Eigentümerversammlung abgestimmt werden. Darüber hinaus sollten alle eingeholten Angebote an alle Eigentümer verschickt werden, damit diese ausreichend Zeit haben, um sich eine eigene Meinung zu bilden. In der Regel erfolgt der Versand durch den aktuellen Verwalter zeitgleich mit dem Versand der Einladungen zur Eigentümerversammlung.

Ablauf der Verwalterbestellung auf der Eigentümerversammlung

Wenn Sie in der Eigentümerversammlung am entsprechenden Tagesordnungspunkt angekommen sind, übernimmt in der Regel der Verwaltungsbeirat oder ein anderer Eigentümer die Leitung. Der Verwaltungsbeirat gibt dann den potenziellen neuen Verwaltern die Möglichkeit sich der Gemeinschaft vorzustellen und sich deren Fragen zu stellen. Es ist empfehlenswert, die Redezeit hier auf ca. 10-15 Minuten zu begrenzen, und die Kandidaten zu den entsprechenden Zeitpunkten einzuladen. Die Terminvereinbarung und ob eine Präsentation verteilt und/oder auf einem Beamer übertragen werden soll, sollten Sie vorab mit den Verwalterkandidaten vereinbaren.

Im Anschluss an die Vorstellungsrunde hat die Eigentümergemeinschaft die Gelegenheit sich über alle Punkte, ohne die Verwaltungen, zu unterhalten. Damit für die Verwalter keine unnötigen Wartezeiten entstehen sollten diese zu unterschiedlichen Zeitpunkten eingeladen werden und nicht das Ergebnis der Verwalterwahl abwarten müssen. Die Informationen zum Ausgang der Wahl und der Bestellung sollte am nächsten Morgen durch den Beirat erfolgen.

Sind Sie nun bei der eigentlichen Abstimmung angekommen, ist es wichtig, dass sie die Beschlussformulierung mit den Verwaltungen vorab abstimmen. Diese sollten die Laufzeit, die wichtigsten Konditionen, sowie die korrekte Firmenbezeichnung und Vollmachten für den/die Eigentümer enthalten, welche den Verwaltervertrag unterschreiben sollen. Ratsam ist auch ein Verweis auf den im Protokoll beigefügten Verwaltervertrag. Bei der Beschlussformulierung kann Inveum ihnen gerne behilflich sein.

Das Protokoll der Eigentümerversammlung inklusive Bestellungsbeschluss

Der von der Eigentümergemeinschaft beschlossene Verwalterwechsel wird ins Protokoll mit aufgenommen. Dies ist notwendig, damit der neue Verwalter gegenüber Außenstehenden seine Befugnis nachweisen kann. Es kann vorkommen, dass die Unterschriften unter dem Protokoll durch einen Notar beglaubigt werden müssen. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn eine Verwalterzustimmung in der Teilungserklärung gefordert ist. Die Kosten hierfür trägt die Eigentümergemeinschaft, daher sollte die Notarrechnung mit dem beglaubigten Protokoll an den aktuellen Verwalter gesandt werden.

Der Übergabeprozess beim Verwalterwechsel

Inveum als neu bestellter Verwalter wird sich mit ihrem aktuellen Verwalter in Verbindung setzen. In der Regel laufen solche Übergaben professionell und reibungslos ab. In einem ersten Schritt benötigen wir die aktuelle Teilungserklärung inklusive aller Nachträge, die Eigentümerliste, die derzeitigen und bereits beschlossenen Wirtschaftspläne (Gesamt- und Einzelwirtschaftspläne) und das unterzeichnete Protokoll der Eigentümerversammlung, in dem unsere Bestellung beschlossen wurde.

Sobald diese Unterlagen vorliegen, unternehmen wir die nächsten Schritte welche die Eröffnung eines Bankkontos (Fremdkonto auf den Namen der Eigentümergemeinschaft) und die Anlage Ihrer Gemeinschaft in unserem EDV-System beinhaltet. Grundsätzlich versuchen wir sofern möglich einen Großteil der notwendigen Tätigkeiten vor dem eigentlichen Verwaltungsbeginn zu erledigen, damit der Wechsel so nahtlos wie möglich von Statten gehen kann.

Im nächsten Schritt informieren wir alle Eigentümer über den Verwalterwechsel. Zusätzlich koordinieren wir, wer die aktuellen Versorger und Dienstleister über den Verwalterwechsel informiert. In der Regel erfolgt dies durch die Vorverwaltung, da dann auch die bestehenden Einzugsermächtigungen beendet werden.

Am letzten Bankarbeitstag der Bestellung der Vorverwaltung werden die Gelder der Gemeinschaft (laufendes Konto plus Rücklagenkonto) auf die neuen Konten der Gemeinschaft überwiesen. Zusätzlich werden nun die restlichen Unterlagen vom neuen Verwalter bei der aktuellen Verwaltung abgeholt.

Der Beginn der Verwaltung durch Inveum

Nach Sichtung der Unterlagen, welches je nach Größe der Gemeinschaft etwas Zeit in Anspruch nehmen kann, prüfen wir, ob es Optimierungsbedarf bei den bestehenden Verträgen gibt. Dies gilt insbesondere für die Versorgung mit Heizenergie, Wartungsverträge für Aufzüge, Hausmeister, Winterdienst, Gartenpflege und Versicherungsverträge. Wenn wir Einsparmöglichkeiten identifizieren, wird die weitere Vorgehensweise mit dem Beirat abgestimmt. In der Regel entscheidet die Eigentümergemeinschaft auf der nächsten Eigentümerversammlung über den Wechsel eines bestehenden Vertrages.

Als letzten Schritt erhalten wir die Buchhaltungsunterlagen des letzten Verwalterjahres vom Vorverwalter ausgehändigt, welche uns unter anderem erlauben die Geldbestände der Gemeinschaft zu prüfen. Im Anschluss daran, findet ein Treffen mit dem Beirat und dem zuständigen Hausmeister zu einer intensiveren Begehung statt, bei der die wichtigsten Maßnahmen, sowie der Zeitplan für beschlossene aber von der Vorverwaltung noch nicht umgesetzte Beschlüsse besprochen werden.

Fazit?

Die hier beschriebenen Abläufe werden von uns individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst und beschreiben hier nur den Regelfall. Von großer Bedeutung ist in allen Fällen, dass Sie die Details in ihrem aktuellen Verwaltervertrag hinsichtlich Laufzeit sowie eventuellen automatischen Verlängerungen kennen, damit Sie Kündigungsfristen einhalten können. Um zusätzlichen Zeit- und Kostenaufwand zu vermeiden, sollten Sie die Abberufung / Kündigung des Altverwaltervertrags sowie die Neuberufung / Abschluss des neuen Verwaltervertrags im Rahmen der jährlich stattfindenden ordentlichen Eigentümerversammlung beschließen. Hierfür ist es notwendig die entsprechenden Anträge zur Aufnahme auf die Tagesordnung beim aktuellen Verwalter zu verlangen, bevor die Einladungen zur Eigentümerversammlung versendet werden.

Hinweis:

Dieses Dokument ist rein informativer Natur und ist nicht darauf ausgelegt eine fachmännische Beratung zu ersetzen.